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10.12.2020
Projektmanagement
Mariele Haferland

Wie Sie den Shared-Team Ansatz in komplexen technischen Projekten meistern, ohne dabei Ihren Projektfortschritt zu riskieren

Sie stehen davor, ein komplexes, technologisches Projekt zu planen und sind dafür als Projektleiter eingesetzt? Oftmals ist ein Unternehmen nicht in der Lage dies allein mit den Mitarbeitern der eigenen Organisation umzusetzen, sondern möchte von dem Wissen unterschiedlicher ausgewiesener Experten und Dienstleister profitieren. So setzt sich letztendlich das Projektteam aus Mitgliedern des eigenen Unternehmens und ein oder mehreren Partnern zusammen. In diesem Shared-Team-Ansatz steckt sehr viel Potenzial, das es optimal zu nutzen gilt.
Welche Do‘s und Dont‘s Sie als Unternehmen beachten müssen, zeigen wir Ihnen im folgenden Beitrag.

 

Planung ist das A und O

Zu Beginn des Projekts sollten Sie gemeinsam mit Ihrem Team ein Projektplan erstellen. Im Team können Sie das Wissen des Einzelnen nutzen, um Meilensteine und Arbeitspakete zu definieren. Zur Planung gehört auch die Definition von Zielen und Nicht-Zielen – Was soll das Ergebnis des Projekts sein und was sind keine angestrebten Ergebnisse? Definieren Sie mit Ihrem Team, welche Rahmenbedingungen gegeben sind – so können insbesondere externe Teammitglieder und Dienstleister besser auf Ihre Bedürfnisse eingehen.

 

Setzen Sie auf Fachlichkeit

Für ein komplexes technisches Projekt bietet es sich an, eine Doppelspitze aus Projektleiter und Architekten zu bilden. Hier ist es sinnvoll, dass der Projektleiter im eigenen Unternehmen positioniert ist. Der Architekt kann von Ihrem Dienstleister gestellt werden, um die technische Fachlichkeit abzubilden und die Schnittstelle zum Dienstleister darzustellen.

Gleichzeitig sollten Sie solch ein Projekt nutzen, um Ihren Nachwuchs zu schulen. Lassen Sie also einen Junior Projektleiter das Projekt neben einem erfahrenen Kollegen begleiten – quasi ein Training on the job.
Eine wichtige Stütze sind Teammitglieder, die ein ähnliches Projekt, zum Beispiel aus technologischer Sicht, schon einmal begleitet haben. Sie sind wichtige Inputgeber für das Team. Dies kann auch ein externer Dienstleister sein, der ähnliche Kundenprojekte als Referenz führt.

 

Die Meeting-Flut setzt ein

Ein gut organisierter Kick-off wird oft unterschätzt. Mit diesem Termin setzen Sie den Startschuss für Ihr Projekt. Hier sollten alle Personen anwesend sein, die in irgendeiner Art am Projekt mitwirken werden. Am effizientesten ist dabei die Durchführung an einen Ort. Selbst wenn Teammitglieder erst später (geplant) einsteigen werden, sollten sie an diesem Termin teilnehmen. So können sich alle miteinander bekannt machen und das gemeinsame Ziel anvisieren.

Ein Daily, was zweimal wöchentlich für die operativen Themen stattfindet und ein Weekly für die übergreifende Abstimmung, ist sehr zu empfehlen. Hier tauschen sich die Teammitglieder über den Stand ihrer Aufgaben aus - Welche gehen sie als nächstes an und benötigen sie Unterstützung bei möglichen Hindernissen. Diese Routine fördert den Austausch im Team. Stellt sich heraus, dass größere Themen besprochen werden müssen, sollte es Folgetermine für die betreffenden Personen geben. Versuchen Sie dabei ein gesundes Mittelmaß zu finden, um Ihr Team nicht vom eigentlich Doing abzuhalten. Sitzt ein Teil Ihres Teams nicht im selben Unternehmen, müssen Sie in Ihrer Planung berücksichtigen, dass diese neben Ihnen auch noch andere Kunden betreuen und so ihre Kapazitäten entsprechend verteilen müssen. 

Wie das Daily bzw. Weekly gehören auch regelmäßige Retrospektive zum Handwerkszeug eines technologisch komplexen Projekts. Hier kann sich das Team rückblickend über die vergangenen Wochen austauschen und reflektieren. Eine typische Methode verläuft nach dem Prinzip „Start – Stop – Continue“:

  • Start: Sammlung an Themen, die das Team unbedingt angehen sollte, z.B. Durchführung regelmäßiger Dailies

  • Stop: Gegenüberstellung von Themen, die bisher umgesetzt wurden, jedoch keinen Mehrwert brachten, z.B. zusätzliche Meetings

  • Continue: Generierung von Ideen, welche zukünftig umgesetzt werden sollen, z.B. Einführen eines Wikis zur Dokumentation

In den zukünftigen Retros kann so der Fortschrittsgrad der einzelnen Themen abgeglichen und „gestoppten“, „gestarteten“ und „begonnenen“ Punkte auf ihren Mehrwert für das Team analysiert werden. 

Am Ende eines Projekts können in einem Lessons-Learned-Meeting wertvolle Erkenntnisse für Folgeprojekte gesammelt werden. In diesem Termin wird die gesamte Projektlaufzeit betrachtet, extrahiert und die Learnings erfasst. Somit schaffen Sie einen Blueprint für ähnliche Projekte.

 

Die Teamatmosphäre entscheidet

Auch wenn es für die meisten selbstverständlich ist, ist es ein wichtiger Punkt, der beachtet werden muss – sorgen Sie für gute Stimmung im Team. Zudem steigern persönliche Vor-Ort Termine das Vertrauen der Teammitglieder. Versuchen Sie dies möglich zu machen. Haben Sie keine Scheu Ihren Dienstleister nach Erfahrungen aus anderen Projekten zu fragen. So kann ein Know-how Transfer stattfinden, von dem Sie profitieren.

Fertigen Sie für Ihr heterogenes Team eine Stakeholder-Map an. Mithilfe dieser können Sie sich ein Gesamtbild verschaffen: Was sind die Stärken und Schwächen des Einzelnen? Welche Ziele und Bedürfnisse verfolgen die Beteiligten? Wie kann jeder motiviert werden? Aber auch Skillprofile der einzelnen Teammitglieder sind hilfreich, um transparent aufzuzeigen, wer welche Fähigkeiten und Erfahrungen hat. Dies erleichtert Ihnen die Auswahl der richtigen Teilnehmer für fachspezifische Termine.

 

Vermeiden Sie „Ticket-Ping-Pong“

Während der Projektarbeit werden verschiedene Tools und Plattformen zur Organisation und Kommunikation im Team verwendet. Stellen Sie sicher, dass auch externe Teammitglieder vor Projektstart darauf zugreifen können oder implementieren Sie einen vereinfachten Prozess, um sie einzuarbeiten. So sind alle Informationen für das Team zugänglich und transparent. Um weiterhin Transparenz zu schaffen, definieren Sie „Rules of playground“. In diesen beschreiben Sie, wie welche Tools zu nutzen sind, z.B. Welche Felder müssen im Ticketsystem befüllt sein? Welches Tools nutzen wir wofür?

Insbesondere bei der Nutzung eines Ticket-Tools kann es passieren, dass die Beteiligten „Ticket-Ping-Pong“ spielen und Tickets nie beendet werden. Oftmals ist es sinnvoller, ein Anliegen direkt mit dem Team oder dem Ansprechpartner im Gespräch zu klären. Dennoch sollten die entstandenen Erkenntnisse und Entscheidungen festgehalten werden, z.B. im dazugehörigen Ticket oder im Projekt-Wiki.

 

Die wichtigsten Do’s und Dont’s für Sie

Sie sehen, es gibt verschiedene Bereiche, die zu Stolpersteinen in einem Shared-Team werden können, insbesondere in komplexen technischen Projekten. Wir haben Ihnen folgend die wichtigsten Do´s und Dont´s zusammengefasst:

  • Setzen Sie auf eine starke Planung – regelmäßige Review Ihres Projektplans hält Sie und Ihr Projekt auf Kurs und bereitet Sie auf mögliche, aufkommende Hindernisse vor.

  • Setzen Sie auf Fachlichkeit und stellen Sie Ihr Team so zusammen, dass die Fähigkeiten, die Sie benötigen vorhanden sind.

  • Gehen sorgsam mit der Zeit Ihres Teams um und überlegen Sie, welche Termine wirklich notwendig sind.

  • Stärken Sie die Zusammenarbeit im Team – auch über Unternehmensgrenzen hinweg.

  • Vermeiden Sie die bloße schriftliche Kommunikation – es kann sehr hilfreich sein, regelmäßig einen persönlichen Austauschtermin zu organisieren.

  • Nutzen Sie den Erfahrungsschatz von Partnern, die schon Kunden in ähnlichen Situationen unterstützten.

 



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