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Die VACOM Vakuum Komponenten & Messtechnik GmbH ist ein familiengeführtes Unternehmen mit ca. 400 Mitarbeitern, 5.000m² Fertigungsfläche und einem Gesamtproduktportfolio von ca. 15.000 Produkten. Sie sind weltweit expandierender Anbieter von Vakuumtechnik. Seit der Gründung 1992 in Jena bedient VACOM nicht nur Kunden im Hightech-Bereich rund um Vakuummechanik, sondern ist auch Speziallieferant für Zukunftstechnologien, die VACOM in enger Zusammenarbeit mit renommierten Forschungseinrichtungen entwickelt.

Nach vielen Jahren waren die Website und der Webshop nicht mehr zeitgemäß. Neben der optischen Komponente mussten Kunden immer zwischen Informationswelt (Website) und Shopwelt (Onlineshop) hin und her springen. VACOM setze sich daher zum Ziel, ihre Unternehmensprozesse zu digitalisieren und den Kunden stärker an ihren Prozessen teilnehmen zu lassen. Hier sind die Website und der Onlineshop wichtige Komponenten, die es zu überarbeiten galt. Zudem forderte das starke Wachstum von VACOM, den Onlineshop auch für den internationalen Markt aufstellen.

Wie haben Sie Onlineshop und Website verzahnt? 

Umsetzt wurde der One World Ansatz der T-Systems MMS, welcher zum Ziel hat, die Website, das CMS und den Onlineshop zu einer Plattform zu verzahnen. Technische Basis dafür ist Typo3 und Magento. So konnten die redaktionellen Inhalte mit kaufbaren Produkten verknüpft werden. Das Typo3 war dabei bereits als CMS vorhanden und musste nun noch mit dem Magento verknüpft werden, damit eine „One VACOM Experience“ geschaffen werden konnte. 

Durch die internationale Ausrichtung VACOMs ist die Skalierfähigkeit des Systems eine wichtige Anforderung, die der Onlineshop abbilden musste. Was den internationalen Handel so schwierig macht, sind verschiedene Regularien, Embargos etc., auf die geachtet werden muss, besonders beim Handel von Hightech-Produkten, wie es bei VACOM der Fall ist. Es muss die Möglichkeit geben, für jedes Produkt entscheiden zu können, ob und wie man es in einem Land anbieten möchte. Genau das ist durch unseren One World Ansatz möglich. Pro Land, auf Basis von Geo-IDs, kann jeder Shop individuell angepasst werden.

Ein weiterer Vorteil von Magento ist die einfache Verknüpfung mit SAP. Das ERP ist das Kernstück von VACOM und bildet all ihre Geschäftsprozesse ab. Eine funktionierende Schnittstelle war hier also unablässig. Die Intelligenz und Daten im ERP konnten 1:1 in den Shop übertragen und für die einzelnen Märkte personalisiert werden.

Welche Herausforderungen gab es?

Viele Unternehmen haben bei der Umsetzung eines E-Business Projektes vor allem die Herausforderungen der fehlenden Kapazität und des mangelnden internen Bewusstseins für die Lösung und deren Nutzen. Auch bei VACOM waren diese Punkte die Hauptherausforderungen. Gerade bei Unternehmen, die schon lange bestehen, gibt es Prozesse, die über die Jahre etabliert sind. Den Spruch „Das haben wir schon immer so gemacht“ ist Ihnen sicher nicht fremd. Doch bei einer Digitalisierung ist es wichtig, auch solche Prozesse genau zu beleuchten. Nur so kann man sie verbessern. Das Thema Changemanagement, den Mitarbeiter einbeziehen, ist daher bei solchen Projekten besonders wichtig. VACOM hat hier bspw. eng mit ihren Vertriebsmitarbeitern gearbeitet. Mit dem Projektfortschritt wurde dieser Kreis jedoch stetig erweitert um IT, Logistik, Marketing. Eine zusätzliche Herausforderung, die einzelnen Stakeholder an einen Tisch zu bekommen. Zudem ist das Thema Schulung des neuen Systems besonders wichtig. VACOM verzichtet dabei auf statisch Schulungen und lässt ihre Mitarbeiter durch die T-Systems MMS schon während der Umsetzung in das System einführen.

Eine weitere Herausforderung durch die vielen Prozesse und Stakeholder ist es, das optimale Projektvorgehen zu finden. Umso komplexer es wurde, umso klarer war, dass so etwas nur in einem agilen Projektablauf bewältigt werden konnte. Zum Projektstart war bspw. nur der europäische Markt betrachtet und erst im Verlauf des Projektes kam die Bedeutung der USA dazu, was noch einmal die Aufwände erhöhte. Ein Tipp von mir als Projektleiter: „Struktur und Planung ist sehr wichtig, aber man sollte hier nicht festgefahren sein. Die Planung und das Zeitmanagement sollte man ständig hinterfragen und anpassen, damit das Projekt zum Erfolg wird.“

Wie finden man den richtigen Umsetzungspartner? – Tipps von Michael Kniebeler, Chief Marketing Officer International, VACOM

Tipp 1: Man braucht einen Partner, der den technischen Herausforderungen gewachsen ist. Bei VACOM war dies bspw. die Verzahnung von ERP und Webshop.

Tipp 2: Wählt einen Umsetzungspartner, der Erfahrung und Input aus anderen, ähnlichen Projekten einbringen kann.

Tipp 3: Der Umsetzungspartner muss das Unternehmen und deren Mitarbeiter für die neue Plattform befähigen können.

Tipp 4: Für eine gute Zusammenarbeit und ein erfolgreiches Projekt ist es wichtig, dass man zu Partnern, zu einem Team wird. Vertrauen, Offenheit und Zuverlässigkeit sind hier wichtige Grundpfeiler.

Erfahren Sie mehr über das Projekt von Michael Kniebeler, Chief Marketing Officer International, VACOM & Matthias Rüger, Projektmanager, T-Systems MMS

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