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Ein Onlineshop steht nie allein. Viele Ihrer Ideen und viel Arbeit sind in die Umsetzung des Onlineshops geflossen – sehr gut! Nicht zu unterschätzen ist jedoch ein sehr wichtiger Aspekt: Vorhandene Systeme wie Warenwirtschaft, CRM oder FiBu sollten möglichst automatisiert und ohne Medienbrüche eingebunden werden. Das erspart im Nachhinein viel Geld, Arbeitskraft und Nerven!

In wenigen Fällen ist der Onlineshop das führende System. Bringen doch die meisten Softwarelösungen nur rudimentäre Funktionen in Sachen CRM, Warenwirtschaft oder Abrechnungen mit. Das ist meistens auch so gewollt, denn die Shopanbieter wollen und sollen sich auf ihr Kerngeschäft ausrichten: einen ausgereiften, schnellen und funktionsreichen Onlineshop. Kleine Unternehmen konzentrieren sich gerne erst einmal auf den Webshop und die mitgelieferten Funktionen decken einen Teil der weiteren Prozesse ab. Hierbei sind für kleine Shops die Lagerhaltung sowie die Kundenverwaltung ausreichend. Werden jedoch täglich eine 2-stellige Anzahl von Paketen (oder mehr oder deutlich mehr) verschickt, so kommen schnell dedizierte Lösungen zum Einsatz. Doch wie verbindet man die elementaren Systeme wie Einkauf, Lager, Kundenverwaltung und Finanzbuchhaltung mit dem Onlineshop?

Synchron – Asynchron… ja was denn nun?!

Es macht also Sinn, sich frühzeitig mit den Schnittstellen der Shopsoftware auseinanderzusetzen. Hat man bereits Bestandssysteme im Einsatz, sollte man diese zuerst anschauen. Welche Möglichkeiten habe ich mit der vorhandenen Software, Daten zu exportieren und zu importieren? Kann ich auf API-Schnittstellen zurückgreifen oder gehe ich über den automatisierten Export von Daten in eine Datei wie XML oder CSV? Die Datei müsste dann noch über einen automatisierten Zeitplan eingelesen und verarbeitet werden. Je nach Datenmenge kein zu unterschätzender Aufwand.

Grundsätzlich kann man zwischen synchronen und asynchronen Aufträgen und Anfragen in der Schnittstellenwelt unterscheiden. Ohne jetzt zu tief in die technischen Details zu gehen, kann man sich das anhand eines Beispiels gut veranschaulichen:

Ein Kunde löst eine Bestellung im Webshop aus. Die Bestellung wird vom Shop als valide klassifiziert und über eine Schnittstellen-API (z.B. Restful API im JSON Format) an die Warenwirtschaft übermittelt. Es wäre jetzt wahrscheinlich sinnvoll, wenn die Warenwirtschaft den Empfang und die korrekte Verarbeitung quittiert und der Shop auf diese Bestätigung wartet. Man würde von einer synchronen Übermittlung sprechen.

Die Performance des Shops und der reibungslose Ablauf aus der Sicht des Kunden darf auf keinen Fall behindert werden. Falls die Verarbeitung aber stockt und die Warenwirtschaft nicht antwortet, muss sichergestellt werden, dass der Kunde trotzdem eine Bestätigungsseite sieht. Hier macht es also doch mehr Sinn, wenn die Daten asynchron an die Warenwirtschaft übermittelt werden und in regelmäßigen Abständen eine Quittierung angefordert wird. Der Kunde kann so seinen Bestellprozess sauber durchführen.

Gerade wenn es um die Thematik der Lagerverfügbarkeit einzelner SKU geht, spricht man häufig auch von synchron und asynchron in Hinblick auf einen zeitlichen Abgleich beider Systeme. Wird nach dem Kauf die Menge der verfügbaren Artikel in der Shopsoftware reduziert, kann die Menge im Lager differieren. Dies kann der Fall sein, wenn über andere Kanäle der Artikel ebenfalls verkauft wurde, z.B. über eine telefonische Bestellung. Macht es also Sinn, bei jeder Veränderung im Lager oder im Onlineshop das jeweils andere System darüber zu informieren und die Mengen abzugleichen? In der Regel wählt man hier lieber den Ansatz eines asynchronen Abgleiches über einen bestimmten Zeitintervall. So werden etwa die Bestände im Shop z.B. alle 15 Minuten mit dem Bestand im Lager (als führendes System) abgeglichen und ggf. überschrieben. Dies hat den Vorteil, dass die Last auf dem System nicht zu groß wird und die Shopsoftware autark arbeiten kann. Man umgeht auch zeitkritische Verfügbarkeitsüberprüfungen, wenn der Webshop den Bestand im Lager nicht zu häufig kontrollieren muss.

Datensilos und doppelte Daten um jeden Preis verhindern

Der Kunde erwartet zu Recht einen reibungslosen und übersichtlichen Kaufprozess. Ebenso erwartet er eine Bestellhistorie in einem komfortablen Account Service. Bietet man unterschiedliche Kanäle zum Kauf an, ist es umso wichtiger keine Datensilos zu generieren, sondern ein führendes Kundendatensystem zu etablieren. Dieses muss in allen anderen Systemen eingebunden und zugreifbar sein. Wenn man ein CRM System als führendes System auswählt, muss man darauf achten, dass bei einer Online Bestellung die Daten sauber auf den Account des Kunden zugeordnet werden. Es gilt doppelte Accounts zu vermeiden. Es bietet sich hierbei an, die Daten der Onlinebestellung gegen die Kundendatenbank im CRM laufen zu lassen. Hat man bereits eine Verknüpfung des Kunden über Abfragefelder wie z.B. „Email Adresse“, „PLZ“, „Name“ hergestellt, kann man bequem die Kundennummer an den Shop zurückspielen. Jede weitere Bestellung wird direkt über dieses Feld zugeordnet. Laufen alle Datenquellen in ein System, so ist nicht nur dem Kundensupport geholfen valide Antworten zu geben. Insbesondere das Marketing kann auf korrekte Datenanalysen setzen und so das Budget richtig nutzen.

Datensilos zu vermeiden, hilft nicht nur der Kundendatenbank. Unterschiedliche Lagerbestände, teilweise sogar falsche oder alte, sind nicht nur für den Kunden ärgerlich. Kann der Kunde seinen Zahlstatus direkt online einsehen, erspart das auch der Finanzbuchhaltung viel Aufwand und Rückfragen. Die Auflistung ließe sich noch über weitere Bereiche erweitern.

Umso wichtiger ist die Auswahl der führenden Systeme in der Gesamtlösung. Je mehr Gedanken im Vorfeld getroffen werden, je mehr Überblick über die Systemkomponenten verschafft wird, desto geringer sind die Kosten und der Frust über falsche Bestellungen, fehlerhafte Daten und irreführenden Analysen.

Sie wissen nicht, was die beste Anbindung vorhandener Systeme an Ihren neuen Onlineshop ist? Ihre Systemlandschaft ist bereits sehr komplex? Wir bringen die Systeme untereinander zum Sprechen, bewerten einen Ist-Zustand und optimieren den Prozess mit Ihnen zusammen.

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