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Jedes Projekt, jeder Kunde ist anders. Im Idealfall kennt man den Kunden und das Projektteam ist eingespielt. Dann geht ein Projekt meist leicht von der Hand. Aber was ist, wenn der Kunde gänzlich neu ist, verschiedenste Leistungen zur Durchführung des Projektes benötigt werden und evtl. noch Drittdienstleister, wie Agenturen, ins Projekt integriert werden müssen? Wie kann dann eine erfolgreiche Zusammenarbeit gelingen?

Der folgende Artikel zeigt Faktoren auf, deren Betrachtung Ihnen hilft, eine übergreifende Zusammenarbeit erfolgreich zu realisieren:

Ein positives Mindset minimiert Konflikte

Eine übergreifende Zusammenarbeit ist für die Beteiligten stets eine gewisse Herausforderung. Selbst innerhalb eines Unternehmens können die Arbeitsweisen und Kulturen sehr unterschiedlich sein - In der Regel tickt der Designer anders als ein Entwickler oder der Verantwortliche für den Betrieb. Eine kleine Agentur agiert meist "spontaner" und mit kürzeren Entscheidungswegen als ein mittelständiger Dienstleister. Dazu kommen die Ansprechpartner beim Kunden, deren Erfahrungsschatz mit IT-Projekten sehr unterschiedlich sein kann - von "nicht vorhanden" bis "schon oft durchgeführt". Konfliktpotenzial ist somit grundsätzlich vorhanden.

Ein positives Mindset und Wertschätzung dem Projekt und den Projektbeteiligten gegenüber kann helfen, dieses Konfliktpotenzial zu minimieren. Es gilt anzuerkennen, dass jeder auf seinem Gebiet der Experte ist und dass, wenn man die Expertise aller Beteiligten zusammenbringt, auch das Bestmögliche für das Projekt erreichen kann. Dabei hilft es, sich in die Rolle des jeweiligen Anderen zu versetzen, um dessen Beweggründe für sein Tun und Handeln besser zu verstehen.

Klare Strukturen & Verantwortlichkeiten definieren

Jedes Projekt, egal ob klassisch, agil oder mit hybridem Ansatz braucht eine passende Struktur. Es muss klar definiert sein, wer welche Rolle einnimmt, wer mit dem Kunden kommuniziert, wer Entscheidungen in welchen Bereichen treffen darf und wer nicht.

Gerade bei großen Projekten mit vielen Beteiligten hilft es zudem, Zwischenstrukturen mit Verantwortlichen für die jeweilige Themen zu etablieren. Dies hat sich sowohl auf Seite des Dienstleisters als auch auf Kundenseite bewährt.

Damit der Überblick nicht verloren geht und auch Änderungen in der Projektstruktur und bei den Verantwortlichkeiten jederzeit transparent sind, sollten diese für jedermann zugänglich dokumentiert sein (z.B. in einem Projektwiki).

Gemeinsame Tools & Prozesse etablieren

Wie arbeiten wir im Team zusammen? Wo sind Schnittstellen bzw. Übergabepunkte zwischen Konzeption, Design, Entwicklung oder Test? Wo kommt der Kunde und wo ein externer Dienstleister ins Spiel? Was sind unsere Spielregeln in der Zusammenarbeit und wie behalten wir den Überblick über den Fortschritt?

Diese Fragen sollte man sich im Vorfeld stellen und beantworten. Bei unseren Projekten hat sich dabei der Einsatz von Software, wie dem Projekt-Wiki Confluence und dem Ticket-Tool Jira bewährt. Vorteil der beiden Tools von Atlassian ist die gegenseitige Integration. Im Confluence stehen die wichtigsten Informationen zum Projekt, wie Ansprechpartner, Projektspielregeln oder auch technische und fachliche Konzepte. Über Jira wird die Zusammenarbeit zwischen allen Beteiligten auf Ticket-Ebene gesteuert. Dabei hilft es, dass die Prozesse im Jira frei definierbar sind und so der jeweilige Projektworkflow abgebildet werden kann. Dashboards mit passenden Widgets (z.B. Kreisdiagramme) und Ablaufboards (z.B. Kanban, Sprint-Boards) schaffen einen Überblick zum Projektfortschritt.

Integration & Enabling des Kunden

Die Mitarbeit des Kunden ist ein essenzieller Faktor für den Erfolg des Projektes. Dabei ist es wichtig, im Vorhinein die zeitliche Verfügbarkeit und die Erfahrung des Kunden mit projektnotwendigen Aufgaben in Erfahrung zu bringen. Diese Faktoren sind von Kunde zu Kunde sehr unterschiedlich ausgeprägt. So sollte man beispielsweise von einem IT-Leiter, für den das E-Commerce-Projekt nur ein kleines Teilthema seiner Arbeit ist, nicht zwingend erwarten, dass er die Rolle des Product-Owners vollumfänglich z.B. das Erstellen der User Storys, ausfüllen kann.

Es gilt den Kunden dort abzuholen, wo er steht. Hat er wenig zeitliche Ressourcen, so kann man ihm einen Consultant mit definierten Aufgaben (z.B. Product Owner Support) als Entlastung zur Seite stellen. Hat der Kunde wenig Erfahrung mit bestimmten Tools oder Prozessen so hilft es, ihn explizit in diesen Themen zu schulen oder ihm vorbereitete Ansichten in den Tools zur Verfügung zu stellen.

Zur Veranschaulichung ein konkretes Beispiel aus dem Projektalltag:
Eine Aufgabe unseres Kunden war die Abnahme der von der MMS für ihn entwickelten Software, was für diesen Neuland bedeutete. Hier haben wir den Kunden zunächst über das generelle Vorgehen beim Testen von Software geschult (Wie erstelle ich Testfälle, wie erreiche ich eine Testabdeckung, worauf achte ich beim Testen etc.). Im zweiten Schritt wurden dem Kunden die von den MMS-Testexperten im Rahmen der internen Tests kreierten Testfälle zur Verfügung gestellt. Zudem wurden im Jira passende Workflows und Ansichten zur Unterstützung der Testdurchführung erstellt. So hatte unser Kunde die notwendige Unterstützung, um die Abnahme durchzuführen.

Kontinuierlicher Verbesserungsprozess

Manche Dinge, die man im Rahmen der Zusammenarbeit etablieren möchte, funktionieren, manche nicht. Und manchmal will man auch im Laufe eines Projektes Neues ausprobieren, ohne vorher zu wissen, ob es funktioniert. Hier hilft "einfach machen": Dinge ausprobieren, testen und dann im Rahmen von Retrospektiven reflektieren, ob neu eingeführte Tools, Methoden, Prozesse etc. einen Mehrwert für die Zusammenarbeit bringen. Falls ja, super - falls nein, dann hat es in dem Fall nicht gepasst. Nur durch einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess kann man übergreifende Zusammenarbeit dauerhaft optimieren.

Fazit

Übergreifende Zusammenarbeit in Projekten kann erfolgreich sein und Spaß machen, wenn:

• Alle Beteiligten sich darauf einlassen und mit einem positivem Mindset ausgestattet sind
• Klar ist, wer welche Rolle im Projekt und welche Verantwortung übernimmt (und diese auch wahrnimmt)
• Die Prozesse der Zusammenarbeit definiert sind und Tools diese unterstützen
• Der Kunde ins Projekt integriert und unterstützt wird
• Die Kommunikation effektiv und effizient ist
• Ständig daran gearbeitet wird, die Zusammenarbeit zu verbessern

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