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24.03.2022
3 nützliche Tipps für Ihre Workshop-Planung
Mariele Haferland | Consultant

3 nützliche Tipps für Ihre virtuelle Workshop-Planung

Teil 1

 

Wir kennen sie alle und haben sie in den letzten zwei Jahren entweder lieben oder hassen gelernt – virtuelle Workshops. Neue Tools, neue Gewohnheiten, neue Herausforderungen und Möglichkeiten sind auf uns hereingebrochen von jetzt auf gleich. Gestandene Profis standen im Regen und wirkten wie Workshop-Neulinge. „Wie – keine Workshops vor Ort? Keine Flipcharts und Post-its, die ich kleben und anfassen kann? Keine Warm-ups in einem gemeinsamen Raum oder gemeinsame Kaffeepausen (die meiner Meinung nach die wirklichen Beziehungen aufbauen)?“ Wir mussten viel dazu lernen, neue Formate ausprobieren und sind mitunter auch ordentlich gescheitert. Für mich war es persönlich besonders herausfordernd und gleichzeitig auch spannend und bereichernd neue Technologien, wie Miro, kennen zu lernen und diese dann direkt auch den Teilnehmenden eines Workshops vermitteln zu müssen. Weiterhin musste ich mir eine neue Art der Kommunikation im virtuellen Raum aneignen und lernen wie Teilnehmende bei einem virtuellen Workshop agieren. Schnell wurde mir klar: die Erfahrungen aus Präsenzworkshops lassen sich zwar teilweise, aber niemals 1:1 auf den virtuellen Raum übertragen. Aber das Gute ist – das ging uns allen so und wir haben daraus gelernt! 

Mit diesem Artikel und dem dazugehörigen Teil 2 (erscheint am 31.03.) möchte ich Ihnen einen Einblick in unsere Learnings geben und Ihnen insgesamt acht Tipps mit auf den Weg geben, wie Sie einen virtuellen Workshop genauso interaktiv und effizient aufsetzen können wie herkömmliche Vorort stattfindende Workshops.

#1 Der Klassiker: Planung und Vorbereitung sind das A und O 

Die Planung und Vorbereitung eines virtuellen Workshops unterscheiden sich immens von einem Workshop vor Ort. Virtuelle Workshops benötigen noch den einen oder anderen zusätzlichen Abstimmungstermin im Vorfeld, um einen reibungslosen Ablauf zu garantieren. In solchen Terminen wird eine genaue Zieldefinition erarbeitet, mit der sich alle Teilnehmenden einverstanden erklären. Hier gilt es, die Erwartungen aller abzufragen und in die Erarbeitung der Agenda und Methoden einfließen zu lassen. Welche Informationen, Skills für und Rollen werden im Workshop benötigt? Das alles fließt in die sorgfältige Auswahl der Bestandteile des Workshops ein, um Interaktion, Abwechslung und letztendlich ein zufriedenstellendes Ergebnis zu erreichen. 

Zusätzlich dienen diese Abstimmungstermine dazu, die besten Rahmenbedingungen für die Teilnehmenden des Workshops zu schaffen. Sind sie online-affin und organisieren auch schon selbst virtuelle Meetings? Arbeiten sie rudimentär mit Tools wie Miro & Co. oder haben sie davon noch gar nichts gehört? Welche Meeting-Plattform nutzen sie vorzugsweise? All das gilt es vorher zu klären, um zum eigentlichen Workshop keine böse Überraschung zu erleben oder die Teilnehmenden zu überfordern. 

#2 Wer hat an der Uhr gedreht?

Apropos Planung: die Zeitplanung eines virtuellen Workshops gilt es grundsätzlich gegenüber eines vor Ort Termins zu überdenken. Wir sollten nicht acht Stunden vor dem Bildschirm im Home Office oder Büro sitzen, um an einem Workshop teilzunehmen. Meine Empfehlung ist es Workshops, die bisher vor Ort an einem Tag abgehalten wurden, auf mehrere Tage aufzuteilen. Der Einbau von Pausen und Auflockerungen ist essenziell. Planen Sie feste Pausenzeiten ein, zum Beispiel nach jeder Stunde 5 -10 Minuten für alle notwendigen Bedürfnisse. Lassen Sie auch Raum für eine feste Mittagspause – die Teilnehmenden müssen ggf. Mittagessen kochen oder haben andere Verpflichtungen. Nichtsdestotrotz können die Pausen mit den Anwesenden flexibel gestaltet werden. 

Tipp: Haben Sie schon mal gemeinsame Bewegungspausen ausprobiert? Klingt komisch, lockert aber ungemein die Atmosphäre auf und verhilft zu einem klaren Kopf. Wer nicht mitmachen möchte, muss nicht und die Kamera kann immer noch ausgeschalten werden. 

#3 Tools, Tools und noch mehr Tools

Normalerweise gehört es zur Planung eines Workshops den Raum vorzubereiten. Dort heißt es den Moderationskoffer checken, Whiteboard säubern und Flipcharts aufstellen sowie alle Charts vorbereiten. Sind Stifte und Post-its in ausreichenden Mengen vorhanden? Natürlich dürfen Snacks und Getränke nicht fehlen! Bei virtuellen Workshops funktioniert das leider nicht.

 

Als Leinwand für Ihren Workshop nutzen Sie am besten ein digitales Whiteboard. Hier gibt es unzählige Möglichkeiten: Miro, Mural, Webex Whiteboard, Microsoft Whiteboard usw. Ich persönlich arbeite am besten mit Miro. Jedoch eignen sich meiner Meinung nach Webex Whiteboard und Microsoft Whiteboard auch für kleinere Teammeetings, wenn man nicht direkt „die großen Geschütze“ auffahren und erstmal die Grundfunktionen solcher digitalen Whiteboards erlernen möchte.

Diese Technologien verhelfen dazu, in Echtzeit miteinander auf einer gemeinsamen Plattform zu arbeiten. Vorteil: die Ergebnisse sind direkt digitalisiert und können so problemlos weiterverarbeitet werden. Nichtsdestotrotz gilt hier, wie bei jedem neuen digitalen Werkzeug: nicht jeder fühlt sich direkt damit wohl und kann reibungslos arbeiten. Eventuelle Frustrationen vermeiden Sie durch vorherige Übungsangebote. Bieten Sie ein Training sowie einen Technik-Check an, um den Teilnehmenden die Sicherheit zu geben, einwandfrei im Workshop mitarbeiten zu können. Nun haben Sie drei einfache Tipps an die Hand bekommen, wie Sie Ihre Workshop-Planung noch erfolgreicher gestalten. Sie wollen wissen, was ich aus zwei Jahren virtuellen Workshops schmerzhaft gelernt habe? Dann lesen Sie unbedingt den zweiten Teil dieser Reihe, diesen finden Sie ab dem 31.03 auf unserer Blog-Seite

Haben Sie weitere Fragen zu Workshop und virtuellen Formaten – sprechen Sie uns jetzt schon an!

 


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